Tietosuojaseloste

Tämä on Kiinteistöhuolto Määttä Oy:n tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämä tietosuojaseloste. Tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 17.2.2021.

Rekisterinpitäjä

Kiinteistöhuolto Määttä Oy
Snellmaninkatu 19-21 D 16
00170 Helsinki

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Marja Kankainen, puh. 0400 152 897, marja.kankainen@kiinteistohuoltomaatta.fi

Rekisterin nimi

Asukasrekisteri
Kiinteistöhuolto Määttä Oy Uutiskirje

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Rekisterinpitäjä (Kiinteistöhuolto Määttä Oy) kerää asukkaiden valikoidut henkilötiedot henkilörekisteriin (= asukasrekisteri). Näitä valikoituja tietoja ovat asukkaiden nimet, syntymäajat, sisään- ja ulosmuuttopäivät sekä puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Tiedot kerätään pääsääntöisesti asukkailta itseltään. Kotitalouteen kuuluva henkilö voi ilmoittaa myös muiden samaan talouteen kuuluvien edellä mainitut tiedot. Joskus tiedot saadaan isännöitsijän tai edellisen huoltoyhtiön kautta. Tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi tietoja voidaan tarvittaessa kerätä ja päivittää viranomaislähteistä (maistraatti).
Uutiskirjeen tilanneilta käyttäjiltä sähköpostiosoite saadaan heidän liittyessään postituslistalle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/peruste on asukassuhde ja asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen taloyhtiöiden kanssa tehtyjen kiinteistöhuoltosopimusten mukaisesti.

Sähköpostilistalle liittyneiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalvelun kehittämisen edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen, asiakassuhteen ylläpito sekä palveluista tiedottaminen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen sijainti, säilyttäminen ja suojaus

Asukasrekisteri on tallennettu Kiinteistöhuolto Määttä Oy:n käyttämään AVUX-toiminnanohjausjärjestelmään. Järjestelmäntoimittaja on Kupari Solutions Oy. AVUXin SaaS-palvelimet niissä sijaitsevine tietoineen ovat järjestelmäntoimittajan mukaan heidän alihankkijansa Otaverkon suojatussa ympäristössä hyvin tietosuojattuina. Palveluissa oleva data pysyy järjestelmäntoimittajan vakuutuksen mukaan Euroopan (EU-alue) sisällä.

Toiminnanohjausjärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Pyrimme takaamaan tietojen turvallisuuden niin hyvin kuin mahdollista. Pyydämme kuitenkin huomioimaan että mikään Internetin välityksellä tapahtuva tiedonsiirto tai elektroninen tallennusmenetelmä ei ole sataprosenttisen aukoton.

Asukassuhteen päättyessä asukkaan tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista huoneistokohtaisten asioiden mahdollisen selvitystarpeen kannalta. Järjestelmäntoimittajalla on kehitteillä automatisoitu tietojen poisto järjestelmästä määrätyn ajan kuluessa henkilön poismuuttamisesta. Otamme tämän ominaisuuden käyttöön heti kun mahdollista.

Uutiskirjeen tilaajien tiedot säilytetään MailChimp-palvelussa. Rekisteri on suojattu salasanoin ja vain rajatuilla henkilöillä on sinne pääsy.

Tietojen luovuttaminen ja siirto

Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa ja kyseisen asukkaan asuinhuoneiston huoltoa koskevissa asioissa. Nimi- ja yhteystietoja luovutetaan joskus tarpeen vaatiessa isännöitsijälle, urakoitsijoille (esim. sähkö- ja putkimiehet) työtehtävien hoitamista varten (yhteydenpito asukkaaseen, tietoja ei saa käyttää markkinointiin tms.). Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan pyynnön. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

Sähköpostilistan hallinnointiin käytetään yhdysvaltalaista MailChimp-palvelua. MailChimp on sitoutunut varmistamaan eurooppalaisten tietojen tietoturvallisen käsittelyn Yhdysvalloissa.

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Kiinteistöhuolto Määttä Oy:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevilla henkilöillä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Asukasrekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (ks.esim. https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet). Pyynnöt rekisteriin liittyvistä tarkastuksista, täydennyksistä, korjauksista, poistamisesta, tietojen käsittelyn rajoittamisesta, vastustamisesta jne. tulee esittää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä kussakin lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta.